Jedes größere Unternehmen hat in der Regel einen umfangreichen Weiterbildungs- und Schulungsbedarf für seine Mitarbeiter. Je größer das Unternehmen, desto mehr Zeit und Mühe müssen die Personal- und Schulungsabteilungen aufwenden, um die verschiedenen Schulungen zu organisieren und durchzuführen - und dabei die Teilnehmer*innen fortlaufend zu motivieren.
Gemeinsam mit Boldare haben wir diese Fallstudie erstellt, um zu zeigen, wie Sie diese Herausforderung mithilfe einer internen Anwendung meistern und den Prozess automatisieren können.
Über Boldare: Boldare entwickelt digitale Produkte entwickelt und berät Kunden weltweit. Das Unternehmen verfügt über mehr als 200 talentierte Problemlöser, die bereits mehr als 300 digitale Lösungen entwickelt haben. Boldare wurde für seine digitalen Produkte vielfach ausgezeichnet, u.a. mit Lovie und Webby Awards, einem German Design Award, mehreren Awwwards, einem Indigo Award und vielen mehr.
Der Kunde
Unser Kunde war ein europäisches Medienunternehmen mit mehreren Tausend Mitarbeiter*innen, das diverse Zeitungen und Zeitschriften besitzt und verschiedene Titel als Print- und Online-Versionen international vertreibt.
Disclaimer: Alle Informationen des Kunden sind durch die Vertraulichkeitsvereinbarung geschützt, daher wurden einige Daten, die zur Identifizierung des Unternehmens verwendet werden könnten, geändert.
Ausgangssituation
Im Zusammenhang mit der Digitalisierung des Medienmarktes stand das Unternehmen in den letzten Jahren vor großen Herausforderungen, die es zu lösen galt. Produktions- und Kommunikationsprozesse wurden digitalisiert, und auch die Produkte mussten an die Anforderungen einer zunehmend digitalisierten Käuferschaft angepasst werden.
Für die Tausenden von Mitarbeitern bedeutete und bedeutet dies, dass sie sich regelmäßig weiterbilden oder beruflich neu orientieren müssen. Das Unternehmen bietet ihnen zahlreiche Schulungen, Workshops und Umschulungsprogramme an, um die digitale Kompetenz aller Mitarbeiter im Unternehmen sicherzustellen.
Herausforderung
Die Organisation der Schulungsmaßnahmen ist in der zentralen Personalabteilung des Unternehmens angesiedelt. Hier müssen jedes Jahr rund 400 Kurse, Schulungen und Trainings geplant, koordiniert und durchgeführt werden. Die Organisation der Schulungen umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die nur von wenigen Teammitgliedern wahrgenommen werden.
So müssen beispielsweise Termine festgelegt und geeignete Ausbilder*innen gefunden werden. Die Schulungsangebote müssen im Unternehmen kommuniziert und verteilt werden. Absagen und Terminänderungswünsche müssen bearbeitet und Alternativen angeboten werden. Auch Schulungsunterlagen, Zertifikate und andere Materialien müssen vor oder nach der Schulung an die Teilnehmer verschickt werden.
All diese Tätigkeiten werden von einem fünfköpfigen Team "Training Organization" ausgeführt, das den größten Teil der Arbeit manuell und unter großem Zeitdruck erledigen muss.
Bei der Abstimmung zwischen Trainer*innen, Teilnehmer*innen und Organisator*innen kam es zu Unstimmigkeiten und unnötigem Mehraufwand, weil das Team mit veralteten Infrastrukturen und überwiegend manuell orientierten Prozessen arbeitete. Entsprechend hoch war der Stresspegel für das Team, die Zufriedenheit war gering. Die Qualität des Trainingsangebots litt unter diesen Mängeln, da ein großer Teil der Zeit für die Trainingsorganisation aufgewendet wurde, anstatt das Trainingsangebot qualitativ zu entwickeln und aktuelle Trends zu berücksichtigen.
Anforderungen und Ziele
Der Head des Teams, Monica, hat erkannt, dass sich etwas ändern muss. Sie wollte die manuellen Prozesse weitgehend automatisieren, um die Fehleranfälligkeit zu verringern und den potenziellen Stress für ihr Team zu reduzieren. Monica war sich sicher, dass viele der Dinge, die die Teammitglieder manuell erledigten –Schulungsanmeldungen, Versand von Anmeldebestätigungen, Überprüfung der Kursauslastung, Änderung der Kursteilnehmer – auch automatisiert werden könnten.
Das Hauptziel des Unternehmens bestand darin, den Schwerpunkt des Personals, das für die Organisation des Schulungsbetriebs erforderlich ist, zu ändern und Kapazitäten für das Team zu schaffen, so dass die Teammitglieder*innen in erster Linie an den Schulungsinhalten und der Qualität arbeiten können, anstatt an der Termin- und Schulungsorganisation.
Lösung
Boldare und M2 haben sich zusammengetan und eine Lösung entwickelt, um den eingangs beschriebenen Aufwand für die Organisation des Trainingsbetriebs durch die Einführung einer Trainings-App deutlich zu reduzieren. Die App erhielt den Namen ProCoach.
Ziel der Einführung einer solchen App war es, den gesamten Organisations- und Kommunikationsprozess über standardisierte Formulare, automatisierte E-Mail-Kommunikation und Echtzeitanalysen zu organisieren.
Alle Kursangebote sollten den Schulungsteilnehmer*innen über eine intuitive Oberfläche präsentiert werden, auf der die entsprechenden Parameter ausgewählt werden können: Kurs, Zeit, Sprache, Ort und andere relevante Informationen. Die Teilnehmenden sollten automatisch sehen können, welche Kurse noch verfügbar sind. Sobald sie sich angemeldet haben, erhalten sie eine Bestätigungs-E-Mail und werden im Vorfeld des Kurses mehrmals daran erinnert. Nach dem Kurs können die Teilnehmenden ein Feedback abgeben und erhalten die entsprechenden Dokumente oder Teilnahmebescheinigungen.
Die Trainingsveranstaltenden sollen über Dashboards sehen können, wie der Fortschritt der jeweiligen Kurse ist, welche Terminänderungen und Absagen zu beanstanden sind und wie die einzelnen Trainer*innen von den Kursteilnehmenden bewertet werden. Dafür sollten sie keine intensiven Recherchen anstellen müssen – die Daten sollten direkt in der App abrufbar sein.
Umsetzung
Die Entwicklung wurde von Boldare durchgeführt.
Sie begann mit einem Produktfindungsprozess in einer Reihe von persönlichen Treffen mit allen Beteiligten, einschließlich M2. Ziel war es, die Zusammenarbeit einzuleiten und vor allem die geschäftlichen Probleme des Teams "Training Organization" zu verstehen. Der Produktfindungsprozess umfasste mehrere Interviews mit den Mitarbeitenden und Interessengruppen des Unternehmens, um die oben beschriebenen Probleme zu erfassen.
Das App-Entwicklungsteam bestand aus folgenden Personen:
- 1 Frontend-Entwickler
- 2 Backend-Entwicklern
- einem Produktdesigner
- einem Scrum Master
- sowie einem Devops-Engineer für den ersten und den letzten Sprint
Das Team von Boldare arbeitete, wie jedes Team von Boldare, in Scrum.
Das Team von M2 unterstützte den gesamten Prozess zum Thema Datenanalyse und Datenvisualisierung. M2 geht bei der Analyse und Auswertung von datengetriebenen Projekten stets nach der selbst entwickelten, standardisierten Datenwertschöpfungskette vor. Denn zwei Voraussetzungen sind für die erfolgreiche Etablierung datengetriebener Projekte essentiell: zum einen die schnelle, interaktive und ansprechende Visualisierung von Unternehmensdaten und zum anderen die effiziente Veröffentlichung der Ergebnisse auf einer BI-Plattform der nächsten Generation.
Entlang der Datenwertschöpfungskette werden daher bestimmte Schritte definiert, die gemeinsam mit dem Kunden in der richtigen Reihenfolge analysiert und abgestimmt werden. Am Ende dieses Prozesses stehen eine konkrete Aufwandsschätzung und ein Projektplan.
Dabei wird auf die folgenden Punkte genauer eingegangen:
- Insights & Decisions
- Analyse & Reporting
- Data Hub
- Data Science
- Data Prep & Integration
- Data Sources
Während des Produktfindungsprozesses wurden die technische Seite des Produkts, die Zielpersonen, mögliche Integrationen und schließlich ein erstes Backlog und dessen Priorisierung festgelegt. Dann wurde eine Produkt-Roadmap erstellt, die dabei half, die Arbeit zu priorisieren und den Beteiligten Sichtbarkeit zu verschaffen.
Die Haupthypothese, die es zu überprüfen galt, ergab sich aus dem Geschäftsziel: Durch die Entwicklung einer MVP-App wird die Zeit, die die Mitarbeitenden für die Schulung von Organisationen aufwenden müssen, erheblich reduziert, was dadurch mehr Kapazitäten für die Teammitglieder schafft, um den Inhalt und die Qualität der Schulungsprogramme zu verbessern.
Der technische Stack umfasste React im Frontend, Contentful CMS, das zum Hochladen von Tutorial-Inhalten verwendet wurde, sowie NestJS und PostgresQL für das Backend. Wir implementierten unsere Tableau-Lösungen und engagierten uns für die technische und gestalterische Seite des Produkts. Während wir die kundenspezifische Tableau-Implementierung übernahmen, konnte sich das Entwicklungsteam von Boldare fast ausschließlich auf die Bereitstellung der MVP-App und die Validierung der wichtigsten Geschäftshypothese konzentrieren.
Während des gesamten Prozesses standen wir in Kontakt mit der Benutzergruppe, die wir zu Beginn der Zusammenarbeit eingerichtet hatten. In diesem Fall waren es die Mitarbeitenden des Unternehmens. Wir holten systematisch ihr Feedback zu jeder Iteration ein, um sicherzustellen, dass die Verbesserungen einen echten Mehrwert für die Nutzer bringen.
Die Entwicklung dauerte sechs Wochen. Nach der Freigabe ernannten wir einen Produktstrategen, der das Unternehmen bei der Klärung der nächsten Schritte für das Produkt unterstützen und den Beteiligten helfen sollte, weitere Entscheidungen bezüglich der Entwicklung zu treffen.
Ergebnisse: die ProCoach Trainings-App im Einsatz
Heute ist "ProCoach" seit 3 Monaten bei den Mitarbeitenden des Unternehmens aktiv im Einsatz.
Die bisher manuellen und fehleranfälligen Prozesse können nun zu einem großen Teil über die "ProCoach"-App abgewickelt werden. Die meisten Anfragen von Teilnehmer*innen werden über vorgefertigte Anmeldeformulare, hinterlegte Informationen und Terminkalender abgewickelt. Durch die gesammelten Daten hat das Team auch die Möglichkeit, die Leistung der Trainer*innen, die Auslastung der Kurse oder die Durchfallquoten der Teilnehmenden auszuwerten. Über ein online-basiertes, standardisiertes Berichtswesen sind diese Informationen jederzeit verfügbar.
Vorteile für Teilnehmende
Für Trainingsteilnehmende ist klar, wie und wo sie sich für ihr Training anmelden können. Die Oberfläche der ProCoach-App bietet ihnen alle Informationen und ein hohes Maß an Flexibilität. Wenn sie sich zum Beispiel für einen Kurs angemeldet haben, den sie später nicht besuchen können, können sie ihre Teilnahme einfach über die App-Oberfläche stornieren und einen neuen Termin wählen.
Sie werden automatisch daran erinnert, wann der Kurs stattfindet, was sie zum Kurs mitbringen müssen oder welche Vorkenntnisse sie benötigen. Außerdem können sie den Kurs und den/die Trainer*in nach der Schulung schnell und einfach bewerten.
Verbesserung des Schulungsprogramms
Die Schulungsprogramme profitieren davon, dass die Mitglieder des Teams "Training Organization" mehr Zeit für inhaltliche und qualitative Fragen haben. Zudem wurde durch die Einführung der automatisierten Schulungs-App der Personalbedarf reduziert, so dass auch hier Kosten eingespart werden konnten.
Der gesamte Trainingsbetrieb funktioniert nun standardisierter, strukturierter, zuverlässiger und schneller. Sowohl Trainingsteilnehmende als auch Trainingsveranstaltende profitieren davon, dass die zeitintensiven Prozesse automatisiert und digital durch ProCoach durchgeführt werden.
Zusammenfassung
Die ProCoach-App hilft, den Zeit- und Kostenaufwand für die Verwaltung von Schulungen zu reduzieren und ermöglicht es, zeitaufwändige, manuelle Prozesse mit hohem Personalaufwand deutlich zu vereinfachen. Durch die App konnten €70. 000 € monatlicheingespart werden. Die dadurch frei werdenden Kapazitäten von zwei Mitarbeitenden des Teams "Training Organization" werden genutzt, um die Qualität der Schulungen weiter zu verbessern.
Wenn Sie die Gelegenheit nutzen und Boldare und M2 in einem persönlichen, kostenlosen Beratungstermin kennenlernen möchten, lassen Sie es uns wissen. Wir freuen uns darauf, Ihre Herausforderung mit unseren Lösungen zu meistern.
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