Resourcen sparen durch die Automatisierung von Schulungsprozessen

Jedes größere Unternehmen hat in der Regel einen umfangreichen Weiterbildungs- und Schulungsbedarf für seine Mitarbeiter. Je größer das Unternehmen, desto mehr Zeit und Mühe müssen die Personal- und Schulungsabteilungen aufwenden, um die verschiedenen Schulungen zu organisieren und durchzuführen - und dabei die Teilnehmer*innen fortlaufend zu motivieren.

Gemeinsam mit Boldare haben wir diese Fallstudie erstellt, um zu zeigen, wie Sie diese Herausforderung mithilfe einer internen Anwendung meistern und den Prozess automatisieren können.

Über Boldare: Boldare entwickelt digitale Produkte entwickelt und berät Kunden weltweit. Das Unternehmen verfügt über mehr als 200 talentierte Problemlöser, die bereits mehr als 300 digitale Lösungen entwickelt haben. Boldare wurde für seine digitalen Produkte vielfach ausgezeichnet, u.a. mit Lovie und Webby Awards, einem German Design Award, mehreren Awwwards, einem Indigo Award und vielen mehr.

Der Kunde

Unser Kunde war ein europäisches Medienunternehmen mit mehreren Tausend Mitarbeiter*innen, das diverse Zeitungen und Zeitschriften besitzt und verschiedene Titel als Print- und Online-Versionen international vertreibt. 

Disclaimer: Alle Informationen des Kunden sind durch die Vertraulichkeitsvereinbarung geschützt, daher wurden einige Daten, die zur Identifizierung des Unternehmens verwendet werden könnten, geändert.

Ausgangssituation

Im Zusammenhang mit der Digitalisierung des Medienmarktes stand das Unternehmen in den letzten Jahren vor großen Herausforderungen, die es zu lösen galt. Produktions- und Kommunikationsprozesse wurden digitalisiert, und auch die Produkte mussten an die Anforderungen einer zunehmend digitalisierten Käuferschaft angepasst werden.

Für die Tausenden von Mitarbeitern bedeutete und bedeutet dies, dass sie sich regelmäßig weiterbilden oder beruflich neu orientieren müssen. Das Unternehmen bietet ihnen zahlreiche Schulungen, Workshops und Umschulungsprogramme an, um die digitale Kompetenz aller Mitarbeiter im Unternehmen sicherzustellen.

Herausforderung

Die Organisation der Schulungsmaßnahmen ist in der zentralen Personalabteilung des Unternehmens angesiedelt. Hier müssen jedes Jahr rund 400 Kurse, Schulungen und Trainings geplant, koordiniert und durchgeführt werden. Die Organisation der Schulungen umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die nur von wenigen Teammitgliedern wahrgenommen werden.

So müssen beispielsweise Termine festgelegt und geeignete Ausbilder*innen gefunden werden. Die Schulungsangebote müssen im Unternehmen kommuniziert und verteilt werden. Absagen und Terminänderungswünsche müssen bearbeitet und Alternativen angeboten werden. Auch Schulungsunterlagen, Zertifikate und andere Materialien müssen vor oder nach der Schulung an die Teilnehmer verschickt werden.

All diese Tätigkeiten werden von einem fünfköpfigen Team "Training Organization" ausgeführt, das den größten Teil der Arbeit manuell und unter großem Zeitdruck erledigen muss.

Bei der Abstimmung zwischen Trainer*innen, Teilnehmer*innen und Organisator*innen kam es zu Unstimmigkeiten und unnötigem Mehraufwand, weil das Team mit veralteten Infrastrukturen und überwiegend manuell orientierten Prozessen arbeitete. Entsprechend hoch war der Stresspegel für das Team, die Zufriedenheit war gering. Die Qualität des Trainingsangebots litt unter diesen Mängeln, da ein großer Teil der Zeit für die Trainingsorganisation aufgewendet wurde, anstatt das Trainingsangebot qualitativ zu entwickeln und aktuelle Trends zu berücksichtigen.

Anforderungen und Ziele

Der Head des Teams, Monica, hat erkannt, dass sich etwas ändern muss. Sie wollte die manuellen Prozesse weitgehend automatisieren, um die Fehleranfälligkeit zu verringern und den potenziellen Stress für ihr Team zu reduzieren. Monica war sich sicher, dass viele der Dinge, die die Teammitglieder manuell erledigten –Schulungsanmeldungen, Versand von Anmeldebestätigungen, Überprüfung der Kursauslastung, Änderung der Kursteilnehmer – auch automatisiert werden könnten.

Das Hauptziel des Unternehmens bestand darin, den Schwerpunkt des Personals, das für die Organisation des Schulungsbetriebs erforderlich ist, zu ändern und Kapazitäten für das Team zu schaffen, so dass die Teammitglieder*innen in erster Linie an den Schulungsinhalten und der Qualität arbeiten können, anstatt an der Termin- und Schulungsorganisation.

Lösung

Boldare und M2 haben sich zusammengetan und eine Lösung entwickelt, um den eingangs beschriebenen Aufwand für die Organisation des Trainingsbetriebs durch die Einführung einer Trainings-App deutlich zu reduzieren. Die App erhielt den Namen ProCoach.

Ziel der Einführung einer solchen App war es, den gesamten Organisations- und Kommunikationsprozess über standardisierte Formulare, automatisierte E-Mail-Kommunikation und Echtzeitanalysen zu organisieren.

Alle Kursangebote sollten den Schulungsteilnehmer*innen über eine intuitive Oberfläche präsentiert werden, auf der die entsprechenden Parameter ausgewählt werden können: Kurs, Zeit, Sprache, Ort und andere relevante Informationen. Die Teilnehmenden sollten automatisch sehen können, welche Kurse noch verfügbar sind. Sobald sie sich angemeldet haben, erhalten sie eine Bestätigungs-E-Mail und werden im Vorfeld des Kurses mehrmals daran erinnert. Nach dem Kurs können die Teilnehmenden ein Feedback abgeben und erhalten die entsprechenden Dokumente oder Teilnahmebescheinigungen.

Die Trainingsveranstaltenden sollen über Dashboards sehen können, wie der Fortschritt der jeweiligen Kurse ist, welche Terminänderungen und Absagen zu beanstanden sind und wie die einzelnen Trainer*innen von den Kursteilnehmenden bewertet werden. Dafür sollten sie keine intensiven Recherchen anstellen müssen – die Daten sollten direkt in der App abrufbar sein.

Umsetzung

Die Entwicklung wurde von Boldare durchgeführt.

Sie begann mit einem Produktfindungsprozess in einer Reihe von persönlichen Treffen mit allen Beteiligten, einschließlich M2. Ziel war es, die Zusammenarbeit einzuleiten und vor allem die geschäftlichen Probleme des Teams "Training Organization" zu verstehen. Der Produktfindungsprozess umfasste mehrere Interviews mit den Mitarbeitenden und Interessengruppen des Unternehmens, um die oben beschriebenen Probleme zu erfassen.

Das App-Entwicklungsteam bestand aus folgenden Personen:

• 1 Frontend-Entwickler
• 2 Backend-Entwicklern
• einem Produktdesigner
• einem Scrum Master
• sowie einem Devops-Engineer für den ersten und den letzten Sprint

Das Team von Boldare arbeitete, wie jedes Team von Boldare, in Scrum.

Das Team von M2 unterstützte den gesamten Prozess zum Thema Datenanalyse und Datenvisualisierung. M2 geht bei der Analyse und Auswertung von datengetriebenen Projekten stets nach der selbst entwickelten, standardisierten Datenwertschöpfungskette vor. Denn zwei Voraussetzungen sind für die erfolgreiche Etablierung datengetriebener Projekte essentiell: zum einen die schnelle, interaktive und ansprechende Visualisierung von Unternehmensdaten und zum anderen die effiziente Veröffentlichung der Ergebnisse auf einer BI-Plattform der nächsten Generation.

Entlang der Datenwertschöpfungskette werden daher bestimmte Schritte definiert, die gemeinsam mit dem Kunden in der richtigen Reihenfolge analysiert und abgestimmt werden. Am Ende dieses Prozesses stehen eine konkrete Aufwandsschätzung und ein Projektplan.

Dabei wird auf die folgenden Punkte genauer eingegangen:

• Insights & Decisions
• Analyse & Reporting
• Data Hub
• Data Science
• Data Prep & Integration
• Data Sources

Während des Produktfindungsprozesses wurden die technische Seite des Produkts, die Zielpersonen, mögliche Integrationen und schließlich ein erstes Backlog und dessen Priorisierung festgelegt. Dann wurde eine Produkt-Roadmap erstellt, die dabei half, die Arbeit zu priorisieren und den Beteiligten Sichtbarkeit zu verschaffen.

Die Haupthypothese, die es zu überprüfen galt, ergab sich aus dem Geschäftsziel: Durch die Entwicklung einer MVP-App wird die Zeit, die die Mitarbeitenden für die Schulung von Organisationen aufwenden müssen, erheblich reduziert, was dadurch mehr Kapazitäten für die Teammitglieder schafft, um den Inhalt und die Qualität der Schulungsprogramme zu verbessern.

Der technische Stack umfasste React im Frontend, Contentful CMS, das zum Hochladen von Tutorial-Inhalten verwendet wurde, sowie NestJS und PostgresQL für das Backend. Wir implementierten unsere Tableau-Lösungen und engagierten uns für die technische und gestalterische Seite des Produkts. Während wir die kundenspezifische Tableau-Implementierung übernahmen, konnte sich das Entwicklungsteam von Boldare fast ausschließlich auf die Bereitstellung der MVP-App und die Validierung der wichtigsten Geschäftshypothese konzentrieren.

Während des gesamten Prozesses standen wir in Kontakt mit der Benutzergruppe, die wir zu Beginn der Zusammenarbeit eingerichtet hatten. In diesem Fall waren es die Mitarbeitenden des Unternehmens. Wir holten systematisch ihr Feedback zu jeder Iteration ein, um sicherzustellen, dass die Verbesserungen einen echten Mehrwert für die Nutzer bringen.

Die Entwicklung dauerte sechs Wochen. Nach der Freigabe ernannten wir einen Produktstrategen, der das Unternehmen bei der Klärung der nächsten Schritte für das Produkt unterstützen und den Beteiligten helfen sollte, weitere Entscheidungen bezüglich der Entwicklung zu treffen.

Ergebnisse: die ProCoach Trainings-App im Einsatz

Heute ist "ProCoach" seit 3 Monaten bei den Mitarbeitenden des Unternehmens aktiv im Einsatz.

Die bisher manuellen und fehleranfälligen Prozesse können nun zu einem großen Teil über die "ProCoach"-App abgewickelt werden. Die meisten Anfragen von Teilnehmer*innen werden über vorgefertigte Anmeldeformulare, hinterlegte Informationen und Terminkalender abgewickelt. Durch die gesammelten Daten hat das Team auch die Möglichkeit, die Leistung der Trainer*innen, die Auslastung der Kurse oder die Durchfallquoten der Teilnehmenden auszuwerten. Über ein online-basiertes, standardisiertes Berichtswesen sind diese Informationen jederzeit verfügbar.